Під час самоізоляції всі компанії були змушені перевести більшість своїх співробітників на віддалену роботу. Надалі це може стати нормальною процедурою, тому для ефективного управління бізнесом віддалено краще продумати весь процес керівництва заздалегідь.
Як стати ефективним лідером при переведенні співробітників на віддалену роботу
Порада 1. Об’єднати топ-менеджерів в «оперативному штабі»
Дистанційна робота має свою специфіку. Перш за все, співробітників потрібно навчити, як організувати офіс в домашніх умовах, як працювати з програмами та сервісами для проведення відео-конференцій, створити технологічну інфраструктуру. Для розв’язання таких питань необхідно створити штаб, до якого увійдуть відповідальні фахівці та вище керівництво.
Дуже важливо забезпечити співробітникам умови, що дозволяють ефективно працювати під час кризи. Це може виражатися, наприклад, у вигляді підтримки по догляду за недієздатними родичами та маленькими дітьми.
Політика організації щодо поїздок після режиму самоізоляції, годин роботи, відпусток, також повинна бути переглянута спеціальним штабом.
Порада 2. Відмовитися від ієрархії
Саме час навчитися працювати у «гнучкій» команді та довіряти власному колективу. Не варто намагатися контролювати все. При дистанційному форматі роботи зробити цього все одно не вийде. Краще надати співробітникам можливість приймати самостійні рішення і працювати з клієнтами у той спосіб, який здасться їм найбільш дієвим.
Зараз невідповідна ситуація, щоб дистанціюватися. Потрібно уникати зайвої формальності в спілкуванні, обговорюючи проблеми, що виникають в корпоративному чаті або сам на сам зі співробітником.
Порада 3. Пам’ятати, що єдність і спільні цілі – насамперед
Під час кризи кожному необхідна підтримка. Коли компанія тримається за свої цінності та керується ними в кожній дії, то і клімат в колективі відчувається більш здоровим. Людям дуже важливо знати, що всі вони слідують за спільною метою, що їх праця буде помічена та оцінена. Велике значення має емоційна підтримка від керівництва. У розмові з колективом керівник повинен уникати формальних виразів, але віддавати перевагу тим словами, які зможуть надихнути співробітників.
Порада 4. Розповісти про реальну ситуацію без цифр і схем
Про те, що відбувається у світі вже зібрано величезна кількість даних, зроблено чимало прогнозів. У постійно мінливих цифрах непросто розібратися. Щоб виглядати досвідченим і впевненим у собі лідером, не потрібно влаштовувати щоденні наради або мучити колектив кількістю нових директив і звітів.
Краще розповісти про те, як справляються з ситуацією інші співробітники та компанії, замінити сухі цифри реальними історіями. Проаналізувати разом з працівниками успішні приклади бізнесу, які зуміли перейти в онлайн, не втративши клієнтів і прибуток.
Порада 5. Правильно розставити пріоритети
Коли співробітники знаходяться в стані невизначеності та хвилюються за свій дохід і наявність роботи, дуже важливо визначити пріоритетні завдання. Всі ресурси повинні бути спрямовані на те, щоб компанія змогла вийти з кризи та залишитися на плаву.
А значить, потрібно визначити, в якому напрямку розвиватися, а що (тимчасово) зупинити. Тут допоможе опрацювання можливих сценаріїв і переоцінка ресурсів. Для досягнення поставлених цілей потрібно заново сформувати робочі групи, які будуть засновані не на штатному розкладі, а на можливостях і уміннях співробітників.
При цьому дуже важливо розповісти співробітникам, що зупинка ряду процесів тимчасовий і потрібний лише для добробуту компанії і їх власного в майбутньому.
Порада 6. Розвивати емпатію як важливу професійну якість
Коли компанія встановить пріоритетні напрямки роботи, увагу співробітників цілком буде направлено на тих керівників, які їх очолять. Дуже важливо призначити на керівні посади топ-менеджерів, яких поважають в колективі. Вони повинні не тільки володіти потрібними професійними якостями, а й частіше спілкуватися зі співробітниками, піклуватися про їх добробут і проявляти емпатію.
У складний час керівництву варто навчитися бути більш людяним, вміти перемикати увагу з числових показників на реальних людей з їх страхами та проблемами. Зовсім не складно почати відео-конференцію зі співробітниками з неформального спілкування, обговорити ситуацію зі спокоєм і участю. Умови змінилися, тому не потрібно намагатися досягти неможливого, переносячи в домашню обстановку сувору офісну дисципліну.
Порада 7. Завжди зберігати можливість зворотного зв’язку
Не варто вносити більше невизначеності в складну ситуацію. Керівник повинен залишатися завжди на зв’язку і давати відповідь на будь-яке питання своїх співробітників, особливо під час пандемії або на піку економічної кризи, коли впевненості у майбутньому у людей небагато. Навіть якщо наразі відповісти нічого, можна пообіцяти розібратися пізніше.
Порада 8. Не дозволяти кризі перемогти
Рішення щоденних завдань не повинно заважати глобальному плануванню та опрацюванню головних напрямків розвитку компанії в майбутньому. Пандемія коли-небудь закінчиться і до цього теж потрібно підготуватися. Виділення пари годин в день на планування не забарить робочий процес, але дозволить відірватися від рутини та надихнути колектив.
Порада 9. Закласти культуру віддаленої роботи
Можливо, в майбутньому доведеться ще не один раз переводити співробітників на віддалену роботу. Отже, компанія вже зараз повинна підготуватися, щоб здійснити цей перехід швидко, чітко і без втрат. Потрібно проаналізувати, наскільки ефективною була віддалена робота в період самоізоляції, що виявилося важким і проблемним. Надалі необхідно запланувати тренінги для керівництва з управління співробітниками на віддаленій роботі, інвестувати в створення команд, які будуть здатні швидко перейти на дистанційну роботу.
Експерт з юридичного маркетингу. Керівник маркетингового агентства MAVR.
Бізнес-ступінь “Майстер ділового адміністрування” (MBA).