Підступні вороги ефективності при дистанційному режимі бізнесу:
- недостатня організація робочого процесу;
- неможливість укладення договорів і оплати рахунків;
- складності контролю робочих завдань;
- зниження залученості в робочий процес;
- втрата робочих файлів і документів.
Для дистанційного керування бізнесом недостатньо рад по психології та тайм-менеджменту. Тут необхідний спеціальний сервіс. На прикладі «Бітрікс24» простежимо, як це працює.
Крок 1. Створення єдиного робочого простору для всіх співробітників.
Це залучить колег в загальну справу і дозволить всім працювати з однаковим набором інструментів, вибудовуючи «прозору» комунікацію між відділами. Такими інструментами можуть бути – завдання на сьогодні, загальні чати, загальнодоступна інформація, дедлайни, хмарний диск і багато іншого. І все це в одному інтерфейсі.
Крок 2. Будьте на зв’язку з людьми, що працюють з дому.
Дистанційна робота – не привід забувати про дисципліну і корпоративну етику. На загальних зборах вкажіть співробітникам новий формат роботи та позначте оновлені ділові вимоги. Головне тут – встановити межі робочого дня, коли кожен повинен бути безперервно на зв’язку, за винятком перерв. Про відгулі необхідно попереджати керівника заздалегідь.
Не забувайте підтримувати атмосферу цілісності компанії: діліться новинами, публічно відзначайте успіхи відділів, заохочуйте колег і не забувайте привітати зі знаменними подіями.
Крок 3. Спілкуйтеся в чатах за правилами.
Попри зручність використання, чати мають свої особливості. Безперервні повідомлення відвертають від роботи майже так само, як шум і офісна метушня. Тому варто відкрити окремі чати для термінових повідомлень і різного роду обговорень.
І ніколи не спілкуйтеся голосовими повідомленнями, на жаль, в них не працює пошук за ключовими словами.
Крок 4. Організуйте періодичні відеодзвінки за участю колективу.
Це один з головних по ефективності робочих інструментів. Адже тут присутній і зоровий контакт, і можливість швидко приймати колективні рішення. Без живого спілкування команда не відчуває почуття мотивації, а окремі співробітники навіть відчувають самотність.
Крок 5. Створення загального інфополя для всієї компанії.
У кожного є бажаний месенджер або соціальна мережа. При переході на дистанційну форму роботи, співробітники користуються кожен своїм улюбленим способом зв’язку з командою. Це небезпечно, і може спричинити порушення конфіденційності компанії. Не кажучи вже про розрив ланцюжка взаємодії.
У «Бітрікс24» існує «жива стрічка», як аналог стрічки в соціальних мережах. Її можна адаптувати під пости окремих співробітників, відділи або компанію в цілому. Це зручно та ефективно. Сюди можна розміщувати тексти на узгодження, фотографії та зразки документів.
Крок 6. Організуйте рутинні завдання.
Найскладніша частина при перекладі бізнесу на віддалене управління – це забезпечення всім доступу до регулярних робочих процесів. Деякі з них складно перевести в онлайн, бо вони пов’язані з документами, фінансами та офісом. Багато типових процесів необхідно оцифрувати – приймання і звільнення кадрів, оформлення відпустки, створення рахунку.
Крок 7. Фіксуйте всі доручення в задачах.
На “удаленці” керівник не бачить весь фронт робіт своїх підлеглих і контроль за ним утруднений. Тому кожне доручення необхідно позначати як задачу окремого співробітника, і відділу в цілому, ставити на контроль менеджером відділу.
Крок 8. Створення зрозумілої системи контролю і звітностей
Дистанційна робота не передбачає прояви диктатури. Адже якщо співробітники втратять мотивацію, керівник цього не помітить і з часом втратить команду. Тому краще, якщо кожен член колективу сам буде фіксувати виконання завдань, і у вільній формі відправляти цей список керівнику.
Крок 9. Переведіть відділ продажів в CRM.
Попри те, що використання CRM це вже мастхев європейського бізнесу, 63% українських компаній нічого не знають про цю систему. А використовують CRM всього 14%. Через те, що це автоматизована система відносин з клієнтами, спеціальне програмне забезпечення, то відділ продажів не може існувати без нього. На віддаленому режимі роботи CRM зменшує вплив людського фактора на ефективність роботи. Менеджери не забудуть про окремих клієнтів, і завжди будуть знати, на якому етапі операція і яким буде наступний крок. А керівник може перерозподілити навантаження, якщо це необхідно.
Крок 10. Робота з клієнтами через CRM.
При перекладі бізнесу на віддалену роботу, клієнти не повинні помітити змін. Важливо, щоб зворотний зв’язок вони отримували також швидко, замовлення оброблялися в колишньому режимі, всі телефони повинні бути доступні.
У «Бітрікс24» всі дзвінки, включаючи пропущені, зберігаються в системі. Всі заявки автоматично діляться між співробітниками, таким чином втрата клієнтів зведена до нуля.
Експерт з юридичного маркетингу. Керівник маркетингового агентства MAVR.
Бізнес-ступінь “Майстер ділового адміністрування” (MBA).