Шесть ключевых функций программы Emexes Dent, которые упростят управление стоматологией

Современное управление стоматологической клиникой требует комплексного подхода: от формирования расписания и контроля состава до анализа финансовых показателей. Все это отнимает немало времени, которое можно было бы потратить на более эффективную работу с пациентами или развитие бизнеса. В этом случае пригодятся специализированные CRM-решения, способные автоматизировать большую часть рутинных процессов. В этой статье рассмотрим шесть важных возможностей бесплатной программы Emexes Dent, которая поможет повысить эффективность работы вашей клиники.

Гибкое расписание и управление изменениями

Организация рабочего графика в стоматологической клинике обычно связана с большим объемом рутинных задач: нужно учесть рабочие часы каждого врача, свести все это в единое расписание, избежать накладок и одновременно оставить «окна» для внеплановых визитов. При этом любая ошибка или неточность приводит к хаосу: врач может прибыть на уже отмененный прием или пациент зря потратит время, если придет в клинику, а соответствующий специалист занят.

Emexes Dent позволяет полностью автоматизировать создание и корректировку расписания: вы один раз вносите данные о рабочих сменах, времени отдыха и выходных днях каждого специалиста. После этого CRM сама строит единую сетку визитов. Если кто-то берет отпуск или заболел, администратор может сразу обновить расписание в несколько кликов, отметив дни или часы отсутствия врача. Интерфейс сразу покажет все доступные «окна» и предупредит возможные конфликты с уже зарезервированными приемами.

Еще одно важное преимущество состоит в том, что система автоматически извещает персонал об изменениях в графике. Это особенно актуально в клиниках, где работают стоматологи с разной специализацией: терапевты, ортодонты, хирурги и т.д. Каждый получает доступ к актуальной информации о своих назначениях в реальном времени. Такие функции не только обеспечивают слаженность в работе, но и помогают более рационально использовать ресурс клиники — повышается пропускная способность и уменьшается количество «простоев» между визитами.

Умное ведение приема

Обычно ведение приема требует от врача одновременного контроля за пациентом, документами, результатами обследований и последующим планом лечения. Когда вся эта информация рассеяна – в виде бумажных карточек, таблиц и разных заметок – неизбежно возникают неточности. Эмексес Дент сводит все аспекты приема в единую структуру, предлагая две ключевые возможности для стоматологов:

1. Умная карта пациента

Все данные о посетителях хранятся централизованно: результаты диагностики, уже проведенные процедуры, финансовые расчеты и запланированные манипуляции на будущее. Это позволяет врачу быстро проверить историю болезни или найти результаты прошедшего обследования. Благодаря интеграции с другими разделами (финансовым блоком, расписанием и складским учетом) карта всегда содержит самую актуальную информацию, так что вероятность пропустить какую-то мелочь снижается до нуля.

2. Интерактивная зубная формула

Для стоматологов очень важно наглядное отражение состояния полости рта. В Emexes Dent встроен удобный инструмент, где каждый зуб отмечен в цифровом виде, а врач может быстро обозначить на нем текущее состояние, установить разные диагнозы или назначить процедуры. Система предупреждает, если определены несовместимые диагнозы для того же зуба или если данные дублируются. В результате врачи тратят меньше времени на оформление записей, а пациенты получают более профессиональный подход, ведь вся информация сохраняется корректно и структурированно.

Умное ведение приема не просто упрощает работу стоматолога, но и улучшает качество взаимодействия с клиентом. Пациенты видят, что клиника уделяет должное внимание деталям, ведет понятную историю лечения и при необходимости быстро дает все необходимые выводы, описания и рекомендации. Это повышает доверие пациентов и укрепляет репутацию клиники как современного медицинского учреждения.

Автоматизация ведения документации

Один из критических аспектов работы любой клиники — это работа с бумагами, актами, протоколами и другими документами. Когда эти процессы остаются на ручном уровне, сотрудники тратят большое количество времени на заполнение, хранение, поиск и проверку подлинности данных. Любая ошибка может повлечь за собой путаницу в записях или задержку с оплатой и подписанием официальных соглашений.

Emexes Dent избавляет стоматологию от большинства бумажной рутины. Все нужные для учета файлы формируются системой автоматически: от финансовых отчетов до протоколов лечения и накладных на поступление материалов. Каждый готовый документ может быть сохранен в электронном виде, распечатан или отправлен пациенту по электронной почте. Врач, не отвлекаясь от приема, в любой момент выполняет несколько кликов и получает шаблон протокола или план лечения с уже заполненными данными пациента.

Также в программе реализована поддержка электронных подписей, благодаря чему нет необходимости собирать кипы бумажных актов. Все подписанные документы хранятся в CRM и могут быть найдены в считанные секунды в случае необходимости. Кроме того, система позволяет вносить необходимые исправления или добавлять фирменную символику клиники — так вы формируете профессиональный вид всех файлов перед отправкой их клиентам или другим учреждениям.

Посредством такого подхода клиника экономит рабочие часы администратора и врачей, уменьшает риск случайного дублирования информации и минимизирует вероятность человеческой ошибки. В конце концов это положительно влияет на имидж медицинского учреждения: пациентам приятно, когда все операции выполняются быстро и четко, без лишней бюрократии.

Продуманный складской учет

Обеспечение постоянного наличия необходимых материалов и медикаментов является ключевой задачей каждой стоматологической клиники. Упущение в составе может привести к неприятным ситуациям: нехватка расходных материалов или несвоевременное списание устаревших препаратов. Все это способно сорвать прием или создать дополнительные финансовые потери.

В Эмексес Дент инструменты складского учета реализованы с учетом специфики стоматологической отрасли. Вы получаете удобную панель, где:

1. Поступления товаров регистрируются мгновенно с указанием количества, сроков годности и другой важной информации. Данные надежно хранятся, поэтому их можно легко просмотреть в любое время.
2. Списание происходит в автоматическом и ручном режимах. Ручной подход потребуется, если необходимо удалить поврежденные или просроченные препараты. Автоматическое списание связано с приёмами пациентов: система сама «понимает», что после конкретной процедуры необходимо снять с состава определенное количество расходных материалов.
3. Контроль остатков помогает избежать ситуаций, когда запасы закончились внезапно. Достаточно указать критический уровень для каждой позиции, и CRM автоматически предупредит, что нужно сделать новый заказ.

Подобное решение позволяет свести к минимуму возможные потери, связанные с несвоевременным заказом препаратов или их порчей. Кроме того, четко отлаженный складской учет существенно облегчает работу кладовщика — он получает предполагаемую и прозрачную систему, где каждое движение товара фиксируется, а нужная информация доступна в несколько кликов. В результате стоматологическая клиника всегда располагает актуальными материалами, что позволяет без задержек обслуживать пациентов и удерживать высокие стандарты качества.

Функции увеличения заработка

Большинство CRM-решений для стоматологий помогают упорядочить приемы и разгрузить персонал от лишних задач. И Emexes Dent идет дальше, предлагая дополнительные инструменты, непосредственно влияющие на прибыльность клиники:

1. Достопримечательности администратору

Благодаря интегрированному напоминанию администратор не забудет позвонить или написать клиенту об очередном визите или дополнительной услуге. Вы устанавливаете дату и время – система сама покажет всплывающее окно в нужный день. Такой подход помогает снизить количество пропущенных приемов и стимулирует клиентов заказывать расширенные услуги.

2. SMS-рассылка

Встроенный модуль массовых сообщений позволяет отправлять пациентам напоминания о визитах, информировать об актуальных предложениях, скидках или программах лояльности. Это удобный способ постоянно находиться в контакте с аудиторией, увеличивая шанс повторного обращения и общий доход клиники.

3. 3. «Магазин» для товаров и услуг

В Emexes Dent предусмотрен специальный раздел, где фиксируются любые продажи, от средств гигиены до косметологических препаратов. Система позволяет настроить стоимость, отслеживать поступление товаров и формировать отчёты по реализации. Предлагая пациентам сопутствующие товары, клиника повышает средний чек и укрепляет лояльность клиентов, ведь они получают все необходимое в одном месте.

4. Партнерские направления

Другой способ увеличить поток посетителей – это наладить сотрудничество с врачами извне. В Emexes Dent есть модуль, где фиксируются пациенты, направленные сторонними специалистами. Врач-партнер видит свои направления, а приложение сохраняет статусы оплаты и суммы бонусов за каждое направление. Это прозрачный и простой способ мотивировать других специалистов рекомендовать именно вашу клинику и одновременно расширять собственную пациентскую базу.

Аналитический блок для руководителя

Для эффективного управления клиникой руководителю требуется быстрый доступ к полной картине происходящего внутри заведения. Собирать все данные самостоятельно – громоздкий процесс, который может отвлекать от стратегических вопросов. Emexes Dent берет на себя роль аналитика и формирует понятные и наглядные отчеты:

• Показатели приемов. Система отслеживает, сколько пациентов было обслужено за определенный промежуток времени, сколько часов отработал каждый врач и какой процент визитов отменен.
• Финансовые потоки. Руководитель видит общий доход, расходы и суммы задолженностей, что позволяет оперативно реагировать на изменения в финансовой ситуации клиники.
• Учет ресурсов. Программа показывает, какие материалы активно используются и с какой скоростью, а также указывает затраты, связанные с пополнением состава.
• Отчеты по заработным платам. В разделе заработных плат можно просмотреть данные об отработанных часах, начисленных выплатах и ​​премиях, а также динамику изменений за определенный период.

Эти аналитические инструменты позволяют быстро обнаруживать «узкие места» в работе клиники: например, неоправданные расходы, низкую загруженность врачей или проблемы с пациентским потоком. А проиллюстрированные показатели в виде графиков и таблиц упрощают анализ, помогая дирекции принимать взвешенные решения и стратегически планировать дальнейшее развитие учреждения.

Emexes Dent – ​​бесплатная программа для стоматологий

Эмексес Дент предоставляет целый год бесплатного пользования для новых клиентов. За это время вы сможете испытать все описанные выше возможности и убедиться в том, насколько полезна CRM в стоматологическом бизнесе.

Переход на эту программу не требует больших усилий:

• Ваши данные о клиентах, услугах и товарах легко загружаются в систему.
• Интерфейс сайта интуитивен и не вызывает сложностей.
• В любой момент можно воспользоваться подробными текстовыми и видео-инструкциями или обратиться к персональному менеджеру.

При этом Emexes Dent лишает вас множества рутинных задач и одновременно открывает новые возможности для развития, а именно:

• Повышение пропускной способности клиники за счет автоматизации процессов.
• Рост количества лояльных клиентов благодаря напоминаниям, SMS-рассылкам и партнерским программам.
• Улучшение репутации клиники благодаря безупречному сервису, внимательности к мелочам и быстрому обслуживанию.

Попробуйте Эмексес Дент и убедитесь, что управлять стоматологией с современной CRM системой может быть гораздо проще и выгоднее!

Владислава Рыкова

Эксперт в юридическом маркетинге. Руководитель маркетингового агентства MAVR.

Бизнес-степень «Мастер делового администрирования» (MBA).