Шість ключових функцій програми Emexes Dent, які спростять керування стоматологією

Сучасне управління стоматологічною клінікою вимагає комплексного підходу: від формування розкладу та контролю складу до аналізу фінансових показників. Усе це відбирає чимало часу, який можна було б витратити на ефективнішу роботу з пацієнтами чи розвиток бізнесу. У пригоді стають спеціалізовані CRM-рішення, здатні автоматизувати більшу частину рутинних процесів. У цій статті розглянемо шість важливих можливостей безкоштовної програми Emexes Dent, яка допоможе підвищити ефективність роботи вашої клініки.

Гнучкий розклад та керування змінами

Організація робочого графіка у стоматологічній клініці зазвичай пов’язана з великим обсягом рутинних завдань: потрібно врахувати робочі години кожного лікаря, звести все це в єдиний розклад, уникнути накладок і водночас залишити «вікна» для позапланових візитів. При цьому будь-яка помилка чи неточність призводить до хаосу: лікар може прибути на прийом, який уже скасований, або пацієнт даремно витратить час, якщо прийде в клініку, а відповідний спеціаліст зайнятий.

Emexes Dent дає змогу повністю автоматизувати створення та коригування розкладу: ви один раз вносите дані про робочі зміни, час відпочинку та вихідні дні кожного фахівця. Після цього CRM сама будує єдину сітку візитів. Якщо хтось бере відпустку або захворів, адміністратор може одразу оновити розклад у декілька кліків, позначивши дні чи години відсутності лікаря. Інтерфейс відразу покаже всі доступні «вікна» та попередить про можливі конфлікти з уже зарезервованими прийомами.

Ще одна важлива перевага полягає в тому, що система автоматично сповіщає персонал про зміну в графіку. Це особливо актуально в клініках, де працюють стоматологи з різною спеціалізацією: терапевти, ортодонти, хірурги та ін. Кожен отримує доступ до актуальної інформації про свої призначення в реальному часі. Такі функції не лише забезпечують злагодженість у роботі, а й допомагають раціональніше використовувати ресурс клініки — підвищується пропускна здатність і зменшується кількість «простоїв» між візитами.

Розумне ведення прийому

Зазвичай ведення прийому вимагає від лікаря одночасного контролю за пацієнтом, документами, результатами обстежень і подальшим планом лікування. Коли вся ця інформація розпорошена — у вигляді паперових карток, таблиць і різних нотаток — неминуче виникають неточності. Емексес Дент зводить усі аспекти прийому в єдину структуру, пропонуючи дві ключові можливості для стоматологів:

1. «Розумна картка» пацієнта

Усі дані про відвідувача зберігаються централізовано: результати діагностики, вже проведені процедури, фінансові розрахунки та заплановані маніпуляції на майбутнє. Це дає змогу лікарю швидко перевірити історію хвороби чи знайти результати минулого обстеження. Завдяки інтеграції з іншими розділами (фінансовим блоком, розкладом і складським обліком) картка завжди містить найактуальнішу інформацію, тож імовірність пропустити якусь дрібницю знижується до нуля.

2. Інтерактивна зубна формула

Для стоматологів дуже важливе наочне відображення стану ротової порожнини. У Emexes Dent вбудовано зручний інструмент, де кожен зуб відмічено у цифровому вигляді, а лікар може швидко позначити на ньому поточний стан, встановити різні діагнози чи процедури. Система попереджає, якщо визначено несумісні діагнози для того ж самого зуба або якщо дані дублюються. В результаті лікарі витрачають менше часу на оформлення записів, а пацієнти отримують більш професійний підхід, адже вся інформація зберігається коректно і структуровано.

Розумне ведення прийому не просто спрощує роботу стоматолога, а й покращує якість взаємодії з клієнтом. Пацієнти бачать, що клініка приділяє належну увагу деталям, веде зрозумілу історію лікування та за потреби швидко надає усі необхідні висновки, описи та рекомендації. Це підвищує довіру пацієнтів і зміцнює репутацію клініки як сучасного медичного закладу.

Автоматизація ведення документації

Один із найкритичніших аспектів роботи будь-якої клініки — це робота з паперами, актами, протоколами та іншими документами. Коли ці процеси залишаються на ручному рівні, співробітники витрачають велику кількість часу на заповнення, зберігання, пошук та перевірку достовірності даних. Будь-яка помилка може спричинити плутанину в записах або затримку з оплатою й підписанням офіційних угод.

Emexes Dent позбавляє стоматологію від більшості паперової рутини. Усі потрібні для обліку файли формуються системою автоматично: від фінансових звітів до протоколів лікування та накладних на надходження матеріалів. Кожен готовий документ може бути збережений в електронному вигляді, роздрукований чи надісланий пацієнтові електронною поштою. Лікар, не відволікаючись від прийому, у будь-який момент виконує кілька кліків — і отримує шаблон протоколу чи план лікування із уже заповненими даними пацієнта.

Також у програмі реалізовано підтримку електронних підписів, завдяки чому немає потреби збирати стоси паперових актів. Усі підписані документи зберігаються в CRM і можуть бути віднайдені за лічені секунди у разі потреби. Крім того, система дає змогу вносити необхідні виправлення або додавати фірмову символіку клініки — так ви формуєте професійний вигляд усіх ваших файлів перед відправкою їх клієнтам чи іншим установам.

За допомогою такого підходу клініка економить робочі години адміністратора та лікарів, зменшує ризик випадкового дублювання інформації та мінімізує ймовірність людської помилки. Зрештою, це позитивно впливає на імідж медичного закладу: пацієнтам приємно, коли усі операції виконуються швидко та чітко, без зайвої бюрократії.

Продуманий складський облік

Забезпечення постійної наявності необхідних матеріалів і медикаментів є ключовим завданням для кожної стоматологічної клініки. Недогляд у складі може призвести до неприємних ситуацій: брак витратних матеріалів або їх невчасне списання застарілих препаратів. Все це здатне зірвати прийом або створити додаткові фінансові втрати.

У Емексес Дент інструменти складського обліку реалізовані з урахуванням специфіки стоматологічної галузі. Ви отримуєте зручну панель, де:

1. Надходження товарів реєструється миттєво, із зазначенням кількості, термінів придатності та іншої важливої інформації. Дані надійно зберігаються, тому їх можна легко переглянути будь-коли.
2. Списання відбувається в автоматичному та ручному режимах. Ручний підхід знадобиться, коли потрібно вилучити пошкоджені чи протерміновані препарати. Автоматичне списання пов’язане з прийомами пацієнтів: система сама «розуміє», що після конкретної процедури необхідно зняти зі складу визначену кількість витратних матеріалів.
3. Контроль залишків допомагає уникнути ситуацій, коли запаси закінчилися раптово. Досить вказати критичний рівень для кожної позиції, і CRM автоматично попередить, що потрібно зробити нове замовлення.

Подібне рішення дозволяє звести до мінімуму можливі втрати, пов’язані з невчасним замовленням препаратів чи їх псуванням. Крім того, чітко налагоджений складський облік суттєво полегшує роботу комірника — він отримує передбачувану та прозору систему, де кожен рух товару фіксується, а потрібна інформація доступна в кілька кліків. У результаті стоматологічна клініка завжди має в розпорядженні актуальні матеріали, що дає змогу без затримок обслуговувати пацієнтів та утримувати високі стандарти якості.

Функції збільшення заробітку

Більшість CRM-рішень для стоматологій допомагають впорядкувати прийоми й розвантажити персонал від зайвих завдань. Та Emexes Dent іде далі, пропонуючи додаткові інструменти, що безпосередньо впливають на прибутковість клініки:

1. Пам’ятки адміністратору

Завдяки інтегрованим нагадуванням адміністратор не забуде зателефонувати чи написати клієнту про черговий візит або додаткову послугу. Ви встановлюєте дату й час — система сама покаже спливаюче вікно в потрібний день. Такий підхід допомагає зменшити кількість пропущених прийомів та стимулює клієнтів замовляти розширені послуги.

2. SMS-розсилка

Вбудований модуль масових повідомлень дає змогу надсилати пацієнтам нагадування про візити, інформувати про актуальні пропозиції, знижки чи програми лояльності. Це зручний спосіб постійно бути в контакті з аудиторією, збільшуючи шанс повторного звернення та загальний дохід клініки.

3. «Магазин» для товарів та послуг

У Emexes Dent передбачено спеціальний розділ, де фіксуються будь-які продажі, від засобів гігієни до косметологічних препаратів. Система дозволяє налаштувати вартість, відстежувати надходження товарів і формувати звіти по реалізації. Пропонуючи пацієнтам супутні товари, клініка підвищує середній чек та зміцнює лояльність клієнтів, адже вони одразу отримують усе необхідне в одному місці.

4. Партнерські напрями

Інший спосіб збільшити потік відвідувачів — це налагодити співробітництво з лікарями ззовні. У Emexes Dent є модуль, де фіксуються пацієнти, направлені сторонніми фахівцями. Лікар-партнер бачить свої напрями, а програма зберігає статуси оплати та суми бонусів за кожен напрям. Це прозорий і простий спосіб мотивувати інших спеціалістів рекомендувати саме вашу клініку та водночас розширити власну пацієнтську базу.

Аналітичний блок для керівника

Для ефективного управління клінікою керівнику потрібен швидкий доступ до повної картини того, що відбувається всередині закладу. Збирати всі дані самотужки — громіздкий процес, який може відволікати від стратегічних питань. Emexes Dent бере на себе роль аналітика й формує зрозумілі та наочні звіти:

• Показники прийомів. Система відстежує, скільки пацієнтів було обслуговано за певний проміжок часу, скільки годин відпрацював кожен лікар та який відсоток візитів скасовано.
• Фінансові потоки. Керівник бачить загальний дохід, витрати та суми заборгованостей, що дає змогу оперативно реагувати на зміни у фінансовій ситуації клініки.
• Облік ресурсів. Програма показує, які матеріали активно використовуються і з якою швидкістю, а також вказує витрати, пов’язані з поповненням складу.
• Звіти по заробітних платах. У розділі заробітних плат можна переглянути дані про відпрацьовані години, нараховані виплати та премії, а також динаміку змін за певний період.

Ці аналітичні інструменти дають змогу швидко виявляти «вузькі місця» в роботі клініки: наприклад, невиправдані витрати, низьку завантаженість лікарів або проблеми з пацієнтським потоком. А проілюстровані показники у вигляді графіків та таблиць полегшують аналіз, допомагаючи дирекції ухвалювати зважені рішення та стратегічно планувати подальший розвиток закладу.

Emexes Dent – безкоштовна програма для стоматологій

Емексес Дент надає цілий рік безкоштовного користування для нових клієнтів. За цей час ви зможете випробувати всі описані вище можливості та упевнитися у тому, наскільки корисною є CRM у стоматологічному бізнесі.

Перехід на цю програму не потребує значних зусиль:

• Ваші дані про клієнтів, послуги й товари легко завантажуються в систему.
• Інтерфейс сайту інтуїтивний і не викликає складнощів.
• У будь-який момент можна скористатися детальними текстовими та відео-інструкціями або звернутися до персонального менеджера.

При цьому Emexes Dent позбавляє вас безлічі рутинних завдань і водночас відкриває нові можливості для розвитку, а саме:

• Підвищення пропускної здатності клініки за рахунок автоматизації процесів.
• Зростання кількості лояльних клієнтів завдяки нагадуванням, SMS-розсилкам та партнерським програмам.
• Покращення репутації клініки завдяки бездоганному сервісу, уважності до дрібниць та швидкому обслуговуванню.

Спробуйте Емексес Дент і переконайтеся, що управляти стоматологією з сучасною CRM може бути значно простіше та вигідніше!

Владислава Рикова

Експертка з юридичного маркетингу. Керівниця маркетингової агенції MAVR.

Бізнес-ступінь “Майстер ділового адміністрування” (MBA).